Delegasikan Pekerjaan Secara Benar !

Pernahkah Sobat merasa frustrasi karena Sobat merasa bekerja sendirian tanpa ada yang membantu?

Mengapa tak ada seorang pun bawahan Sobat yang bisa bekerja secepat atau se-efektif Sobat? Hal ini sering terjadi bukan karena semata-mata kesalahan bawahan loh...

Ternyata, sebagian besar atasan pun belum bisa mendelegasikan setumpuk pekerjaan dengan efektif kepada bawahan mereka !

Berikut disampaikan beberapa tips kepada Sobat dalam proses mendelegasikan pekerjaan dengan tepat guna dan tepat sasaran…

Tekankan hasil, bukan detail  
Setiap orang punya cara sendiri dalam melakukan pekerjaannya. Bisa jadi, detail pekerjaan versi Sobat berbeda dengan versi bawahan. Hal ini tidak akan menjadi masalah sepanjang dalam koridor tujuan dan aturan yang berlaku.

Tidak menjadi masalah juga adanya perbedaan terkait "cara" mencapai tujuan, asalkan hasilnya optimal, lebih efisien dan/atau tidak menimbulkan dampak fraud (kecurangan dalam bekerja).

Tekankan ini pada bawahan, sehingga mereka akan terbiasa untuk memunculkan ide dan gagasan yang inovatif dalam pekerjaan.

Berikan pertanyaan  
Bila bawahan Sobat datang pada Sobat, bertanyalah.

Mulailah dari hal yang ringan seputar aspek personal, kemudian mengerucut pada aspek kompetensi dan komitmen setiap bawahan.

Sobat akan tahu seberapa jauh ia dapat diandalkan.

Pada satu sisi, dengan adanya pertanyaan-pertanyaan ini akan menjembatani komunikasi yang baik antara Sobat dengan bawahan.

Pada sisi lainnya, bawahan Sobat akan merasa diperhatikan dan dihargai dengan adanya komunikasi yang terbangun !

Samakan visi dan misi
 Terangkan tujuan dan sasaran yang akan dicapai, serta jelaskan strategi atau cara yang akan digunakan untuk mencapai visi dan misi pada semua bawahan Sobat.

Hal ini bertujuan agar mereka juga bisa mengambil keputusan sesuai kewenangan dan tanggung jawab masing-masing pada saat diperlukan…

Tentu saja, tujuan akhirnya adalah agar mereka tidak selalu tergantung pada Sobat.

Ketika bawahan sudah tahu dan memahami visi dan misi secara individu, maka mereka akan memiliki tanggung jawab dan kesadaran terkait tujuan bersama !

Kembangkan sistem laporan
 Intinya, Sobat harus tahu perkembangan bisnis terkini, terutama terkait progres kinerja dan situasi atau kondisi ter-update yang mempengaruhi bisnis.

Adakan sistem pelaporan yang fleksibel dari setiap bawahan.

Selain dimaksudkan untuk memantau progres pekerjaan setiap bawahan, juga dapat digunakan sebagai sarana evaluasi terhadap hasil pekerjaan sampai dengan jangka waktu tertentu.

Laporan disini tidak harus dalam konteks tertulis atau disajikan dalam format baku, tapi bisa saja dalam bentuk laporan lisan via telepon atau via chat di media sosial...

Berikan tenggat waktu yang realistis  
Tenggat waktu penting untuk mengetahui batasan penyelesaian pekerjaan, sehingga hasil hasil pekerjaan dapat diukur dari aspek efektifitas dan efisiensi. 

Kalau tenggat waktu tidak jelas, bisa-bisa bawahan Sobat tidak tahu bagaimana mengukur kecepatan kerja.
Parahnya lagi mereka tidak sadar atas beban biaya yang terbuang percuma karena pekerjaan yang melebihi waktu.

Belum lagi seandainya hasil pekerjaan tersebut berkaitan dan harus dikoordinasikan dengan bagian lain, tentu reputasi Sobat akan terdampak juga !

Delegasikan sebagian pekerjaan pada bawahan 
Mulailah memberikan kepercayaan kepada bawahan dengan jalan membagi pekerjaan yang relatif ringan dan tingkat risiko kecil !
Sobat tinggal memonitor kemajuannya dan mendisiplinkan bawahan bila perlu.

Tentu saja, Sobat mesti menunjukkan kemampuan dulu bahwa Sobat memang bisa melakukannya.

Bila Sobat hanya begitu saja mendelegasikan pekerjaan tanpa memberi contoh, jangan-jangan Sobat memang tidak mampu melakukan pekerjaan itu...

Kenali bakat dan kepribadian bawahan  

Jadilah atasan yang berlaku seperti pelatih suatu tim olahraga. Sobat mengenal bawahan secara personal sesuai dengan kompetensi yang dimiliki dan tentu saja kemudian menata mereka dalam bidang kerja yang tepat, sehingga mereka dapat diandalkan…

Kunci pentingnya adalah kepercayaan, ketika mereka dapat dipercaya, maka Sobat harus memberikan kepercayaan itu sebagai bagian dari pendelegasian pekerjaan ! 
Intinya : Sobat tahu pekerjaan apa yang bisa diberikan kepada bawahan dan mana yang tidak !

-------------------------------------------

Demikian beberapa tips terkait pendelegasian pekerjaan...

Apabila mekanisme dan alur pekerjaan telah berjalan dengan konsep pendelegasian pekerjaan --- dan sekaligus pendelegasian kewenangan, otomatis tidak akan ada lagi proses pekerjaan yang tersendat atau macet pada satu orang yang dianggap "paling menentukan"...

Dalam tim yang dinamis, setiap orang adalah pengambil keputusan terbaik sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawab yang telah disepakati...

-------------------------------------------

Akhirnya dapat disimpulkan bahwa keberhasilan suatu pekerjaan bukanlah ditentukan dari sedikit banyaknya orang yang terlibat atau atasan yang "pintar"...

Ternyata yang lebih penting adalah seberapa banyak pendelegasian yang telah diberikan, seberapa banyak ide kreatif yang muncul dan seberapa banyak bawahan yang menyadari bahwa mereka adalah "orang penting" atau "orang yang dibutuhkan" dalam setiap proses pekerjaan...

Pendelegasian pekerjaan yang benar pada akhirnya akan mendorong setiap bawahan bekerja lebih optimal dan terus tertantang untuk lebih inovatif !

-------------------------------------------

Semoga bermanfaat buat Sobat...

Salam sukses sehat semangat !